Eine Personalentwicklungssoftware einführen

Viele Versuche, eine PE-Software erfolgreich einzuführen, scheitern. Um dies zu verhindern ist eine reibungslose Implementierung ein entscheidender Erfolgsfaktor, wofür jedoch ein gut strukturierter und durchdachter Prozess erforderlich ist. Dieser Faktor wird leider oftmals unterschätzt. Machen Sie es besser, indem Sie sich über den richtigen Prozess informieren.

Was bei der Vorbereitung zu beachten ist

Eine problemlose Einführung ist insbesondere auch in Bezug auf die langfristige Akzeptanz und Nutzungsbereitschaft gegenüber dem neuen System relevant. Hierbei spielt der Faktor Zeit eine besonders wichtige Rolle. Zieht sich eine Systemeinführung aufgrund fehlender Strukturiertheit stark in die Länge, kann dies die Akzeptanz negativ beeinflussen.

Doch wie funktioniert nun eine erfolgreiche Software-Einführung?

Zunächst einmal sollten Sie bereits vor einer Solchen die Ausgangssituation analysieren, um festzustellen, was für eine Software Sie eigentlich brauchen. Zudem sollten Sie klären, welche Anforderungen es gibt und was Sie allgemein durch das neue System für Ihr Unternehmen erreichen möchten.

Um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten ist es ebenfalls notwendig, einige Rahmenbedingungen im Vorfeld abzuklären. Zum Beispiel, wer die konkreten Ansprechpartner:innen im Unternehmen für die Einführung des Systems sind und welche Priorität die Implementierung im Vergleich zu anderen täglich anfallenden Arbeitsaufgaben oder anderen Projekten besitzt.

Sobald die Anforderungen, Ziele und Rahmenbedingungen geklärt sind und Sie die passende Software hierzu gefunden haben, kann die Einführung starten.

Der Implementierungsprozess

Für eine möglichst problemlose Softwareeinführung in der Praxis hat sich der folgende Prozess mit sechs Phasen bewährt:

Phase 1: Kick-off

Die Phase startet mit einem gemeinsamen Kick-off-Meeting von Kunde und Softwareanbieter. Hier findet die Abstimmung bezüglich des Projektvorgehens, der Datenanforderungen sowie des Zeitplans statt. Anschließend startet der Kunde mit der Zusammenstellung der erforderlichen Daten.

Empfohlene Dauer der Phase: 2 Wochen

Phase 2: Grundsetup

Während dieser Phase sollte das Grundsetup des Systems hinterlegt werden, wie zum Beispiel das Corporate Design und erste Konfigurationen. Außerdem sollten alle Zugänge erstellt werden und es sollte eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden stattfinden.

Empfohlene Dauer der Phase: 1 Woche

Phase 3: Konfiguration

In dieser Phase kann ebenfalls ein gemeinsamer Workshop hilfreich sein, bei dem alle noch offenen Fragen zum Thema Datenanforderungen usw. geklärt werden. Zudem werden weitere Anpassungen sowie Prozesse definiert und der weitere zeitliche Ablauf bzw. die Terminplanung sollte noch einmal abgestimmt werden.

Empfohlene Dauer der Phase: 2 Wochen

Phase 4: Einrichtung

Während dieser Phase werden grundlegende Bausteine des Systems geklärt, wie zum Beispiel auf welchem Weg die Stammdaten importiert werden oder wie die einzelnen Funktionen des Systems konkret angewendet werden können.

In dieser Phase empfiehlt sich ebenfalls wieder ein gemeinsames Meeting oder ein Workshop von Kunde und Softwareanbieter zur Besprechung aller Anliegen und Rückfragen.

Empfohlene Dauer der Phase: 6 Wochen

Phase 5: Pilotierung

Nach der Einrichtungsphase ist eine Pilot Durchführung absolut empfehlenswert, um zu überprüfen, ob alles den Anforderungen entspricht und realisierbar ist. Der Softwareanbieter sollte Sie hierbei bei der Konzeption, Durchführung und Betreuung unterstützen.

Empfohlene Dauer der Phase: 2 Wochen

Phase 6: Go-live

Wenn alle Phasen bis hierhin erfolgreich durchlaufen sind, steht der Live-Schaltung des Systems nichts mehr im Weg. Alle Zugänge können versendet werden und die Software kann nun in der Praxis gestartet werden.

Empfohlene Dauer der Phase: 1 Tag

Evaluation und Feedback

Die Software ist implementiert und der Prozess wurde erfolgreich mit der Live-Schaltung des Systems beendet. Und was nun? – Eine Feedbackschleife starten. Denn der Prozess sollte nach dem Abschluss auf jeden Fall noch einmal evaluiert werden, um zu überprüfen, ob alle gesteckten Ziele auch wirklich erreicht wurden.

Der Softwareanbieter sollte sich zudem ein Feedback vom Kunden darüber einholen, wie dieser die Implementierung erlebt hat, was gut, aber vielleicht auch schlecht lief und vor allem, wie gut die Anwendung des Systems im Unternehmen tatsächlich funktioniert.

Nichts ist schlimmer als eine Systemimplementierung, die im Nachhinein umsonst war, weil der Kunde das System dann doch nicht nutzt, weil er es nicht verstanden hat oder der Austausch mit dem Softwareanbieter mangelhaft war.

Das Feedback und die Evaluation des Prozesses im Nachhinein sind also ebenfalls essenzielle und langfristige Erfolgsfaktoren für die Einführung eines neuen Systems, die leider viel zu oft vernachlässigt werden.

Mithilfe dieser groben Anleitung wünschen wir Ihnen eine erfolgreiche Software-Einführung!

Über die Autorin

Michelle-Sophie Lorenz, B.A. im Bereich Betriebswirtschaftslehre mit Fachrichtung Personalwirtschaft und Personaldienstleistungen (dual). Durch ihre über dreijährige Arbeit in der Personalabteilung eines großen, internationalen Konzerns kennt sie die Wichtigkeit und Notwendigkeit einer effizienten und nachhaltigen Personalentwicklung und deren Prozesse.

Frau Lorenz ist mittlerweile Teil des Evalea-Teams. Die Evalea GmbH ist ein Softwareanbieter im Bereich Personalentwicklung. Die ganzheitliche PE-Software mit acht inkludierten Modulen, ermöglicht eine erfolgreiche und effiziente Entwicklung von Menschen in Unternehmen. Die wissenschaftlich fundierte und praxisnahe Software verknüpft alle strategischen Bereiche der Personalentwicklung und digitalisiert die entsprechenden Prozesse.