Remote-Onboarding: Viel Kultur, wenig digitales lernen

In letzter Zeit ist ein Thema immer wieder prominent diskutiert worden: Onboarding in Zeiten von Home-Office und Remote Work. Viele Stimmen konzentrieren sich dabei nur auf eine Seite der Medaille. Man hört und liest viel über die Herausforderungen für die Unternehmenskultur und Teamstruktur. Diese Facetten sind durchaus wichtig und dürfen nicht vernachlässigt werden, Onboarding umfasst jedoch mehr.

Werfen wir dennoch zunächst einen Blick auf die aktuelle Diskussion. Durch das Wegfallen räumlicher Nähe werden bestimmte Elemente eines erfolgreichen Onboardings eindeutig schwieriger. Gespräche auf dem Büroflur finden nicht statt, Mitarbeitende lernen sich gegenseitig langsamer und in virtuellen Bubbles kennen. Das erschwert natürlich das Entdecken und Adaptieren gelebter Unternehmenskultur. Das Rezept, um diese Symptome zu bekämpfen: Virtual Coffee statt Watercooler Moments. Die empfohlene Lösung ist also ein Ersatz: Das Erschaffen einer neuen, digitalen sozialen Struktur. Durch regelmäßige virtuelle Events, Mentoring und ein starkes Employer Branding werden Mitarbeitende an die Hand genommen und sollen so das Miteinander erleben, dass vielen im Home-Office sonst fehlt.

Onboading heute: viel Purpose und Unternehmenskultur, wenig digitale Arbeitsprozesse

Purpose, Unternehmenskultur und Teamgefühl sind durchaus wichtige Pfeiler der Employee Experience. Ein weiteres Element wird bei der aktuellen Diskussion jedoch oft außen vor gelassen: das Arbeiten an sich. Ob es um das Onboarden neuer Kolleginnen und Kollegen ins Unternehmen geht oder darum, Mitarbeitenden neue Remote-Tools näherzubringen – tägliche Arbeitsprozesse und Supportstrukturen müssen im Onboarding ebenfalls eine zentrale Rolle spielen. Auch hier entstehen durch Remote Work neue Herausforderungen. Man kann nicht mal eben seinen Sitznachbarn fragen, wie man eine Rechnung einreicht oder den Urlaubsantrag ändert. Software-Schulungen werden auch durch Videokonferenzen nicht nachhaltiger oder erfolgreicher. Was bleibt also über? Natürlich kann man weiterhin Tickets an den IT-Support schreiben, aber das führt zum einen zu Wartezeiten und erhöht zum anderen das Arbeitspensum der Support-Mitarbeitenden erheblich. 

Kristina Schneider, Digital Adoption Consultant bei Userlane, bei ihrem HR Start-up Award Pitch 2020, den sie gewann.
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Im Durchschnitt arbeiten Angestellte täglich mit 35 Applikationen und müssen teilweise sehr komplexe Prozesse in diesen beherrschen. Prozesslandschaften dominieren den Arbeitstag und wichtige Aufgaben bleiben liegen, wenn sie nicht richtig genutzt werden können – obwohl die Programme eigentlich die Arbeit erleichtern sollten. Es muss also umgedacht werden. Die Lösung ist auch hier das Einführen einer digitalen Struktur, die Mitarbeitende abholt und auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten mitnimmt. Egal, ob sie Remote arbeitet oder nicht.

Fokus auf digitale Adoption: Lernen und Verstehen digitaler Prozesse

Das Zauberwort heißt: Digital Adoption. Also das Lernen, Verstehen und Adaptieren digitaler Prozesse. Ein Beispiel für eine Digital Adoption Plattform ist Userlane – Gewinner des HR Start-up Awards 2020. Die Software von Userlane führt Nutzerinnen und Nutzer Schritt für Schritt durch ein Programm und bietet Support wann und wo er am meisten benötigt wird. User können selbst bestimmen, welche Aufgabe sie erledigen möchten, etwa einen Urlaubsantrag ausfüllen. Der interaktive Guide zeigt ihnen dann, welche Pfade sie gehen müssen, welche Buttons sie klicken oder wo sie etwas eintragen müssen. So lernen Mitarbeitende die Software kennen, während sie diese bereits nutzen. Die Guides lassen sich jederzeit ein- oder ausschalten, je nachdem wie sicher man sich in der Anwendung der Software fühlt. 

Dies hat viele Vorteile für Mitarbeitende. Zum einen ist Hilfe immer nur einen Klick entfernt, also Just-in-Time verfügbar. Zudem muss man die Anwendung nicht verlassen, sondern kann sich direkt in der Software durch die jeweiligen Prozesse führen lassen. Der Support kann darüber hinaus noch stärker entlastet werden, indem man die Guides mit hilfreichen Informationen und weiterführenden Links, zum Beispiel zur eigenen Knowledge Base, anreichert.

Unternehmen sparen auf diese Weise Kosten für Trainings und Support ein und profitieren von der unkomplizierten, schnellen Einführung einer Digital Adoption Plattform. Zudem erreichen Mitarbeitende schneller höhere Effizienz und das Potenzial der Software wird stärker ausgeschöpft. Das steigert den Return of Investment der eingesetzten Anwendungen.

Den Mensch in den Mittelpunkt der digitalen Adaption rücken

Hilfe zur Selbsthilfe bei der Nutzung von Software macht also vor allem jetzt für Unternemen und Mitarbeitende Sinn. In Anbetracht der Vielzahl an neuen Programmen und deren stete und schnelle Veränderung wird es immer wichtiger, die User abzuholen und in deren Tempo auf die digitale Reise mitzunehmen. Leider wird das noch immer oft vernachlässigt. Hinzu kommt, dass wir uns gerade in Zeiten von Home-Office mit immer mehr Software herumschlagen, die wir effizient anwenden müssen und nicht einfach die Möglichkeit haben, unsere Kolleginnen und Kollegen um Hilfe zu bitten. Unternehmen müssen Mitarbeitenden beim digitalen Wandel helfen und sie dafür begeistern. Es genügt also nicht, neue Technologien anzuschaffen: Der Mensch muss ins Zentrum der digitalen Adaption gerückt werden.

Onboarding allumfassend betrachten

Onboarding nimmt einen wichtigen Platz in der Employee Experience ein. Es ist Teil des ersten Eindrucks und kann die Einstellung neuer und alter Talente langfristig beeinflussen. Die Herangehensweise an traditionelle Onboarding-Prozesse muss sich jedoch an wandelnde gesellschaftliche und soziopolitische Gegebenheiten wie Remote Work anpassen. Dafür muss eine offene Einstellung gegenüber Innovationen im Unternehmen vorherrschen. Man darf sich daher auch nicht nur auf einen Bereich konzentrieren, sondern sollte Onboarding allumfassend betrachten. Das beinhaltet Prozesse, Software-Lösungen und Strukturen für die tägliche Arbeit. Nur dann kann man Onboarding erfolgreich neu denken und im Unternehmen verankern.

 

 

Der Autor

Roland Völkel arbeitet als Content Expert bei Userlane. Er widmet sich primär den Themen Internal Communications, Branding, User Experience und New Work. In diesem Rahmen beschäftigt er sich seit vielen Jahren mit Remote Work und Onboarding und hat selbst bereits mehrfach Erfahrungen mit räumlich dezentralisierten Talent Acquisition Prozessen gemacht.

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