Retention Management: Effiziente Mitarbeiterbindung in der Krise

In Krisenzeiten hört man viel von Stellenabbau, doch nur wenig über Mitarbeiterbindung. Dabei ist aktives Retention Management in HR zentral, vor allem wenn Unternehmen erfolgskritische Mitarbeitende nicht aufgrund der Folgen hoher Fluktuation verlieren wollen. Wer in und über die wirtschaftliche Coronakrise hinaus handlungsfähig bleiben will, sollte die Bindung von Mitarbeitenden 2021 auf dem Zettel haben. Ein Impuls für das neue Personalmanagement-Jahr.

Kostensenkung, Umstrukturierung und Personalabbau gelten besonders in Krisenzeiten als probate Mittel zur Sicherung des wirtschaftlichen Überlebens. Doch bei der Umsetzung solch einschneidender Maßnahmen muss auch berücksichtigt werden, dass es gerade für den Zyklus wirtschaftlicher Erholung unerlässlich ist weiterhin die richtigen Arbeitskräfte an Bord zu haben. Diese Mitarbeitenden dürfen also nicht auf der Strecke bleiben. Gerade der Balanceakt zwischen kurzfristiger Kostensenkung und Erhalt der Zukunftsfähigkeit stellt Unternehmen jedoch vor ein Dilemma: Denn trotz der Notwendigkeit zur Einsparung müssen erfolgskritische Mitarbeitende sowie High Performer gehalten und darüber hinaus neue Talente gewonnen werden.

Mehrkosten durch Aufhebungsverträge, Abfindungen und erhöhte Fluktuation

Auch wenn personalwirtschaftliche Instrumente, wie Aufhebungsverträge und Abfindungen, zur langfristigen Einsparung genutzt werden, erzeugen sie zunächst jedoch kurzfristig Mehrkosten. Besonders in Krisenzeiten kann dies die womöglich ohnehin schon angeschlagene Liquidität zusätzlich belasten. Ein unschöner Nebeneffekt kann zudem eine erhöhte Fluktuation sein. Denn besonders Mitarbeitende, die den Motor für die benötigte Erholung darstellen, sind auf dem Arbeitsmarkt gefragt und nehmen dann entsprechende (Abfindungs-)Angebote oft wahr.

Die mit diesen Abgängen einhergehende Fluktuation ist teuer – gerade dann, wenn sie übermäßig hoch ausfällt. Neben den monetären Kosten für Vertretungen und Neubesetzungen, die pro Stelle im Durchschnitt fast die Hälfte eines Jahresgehaltes ausmachen können, wiegt vor allem der kaum zu kompensierende Wissensverlust schwer. Die häufige Einarbeitung neuer Mitarbeitender senkt zudem Produktivität und Engagement verbleibender Arbeitskräfte und auch der Ruf der Arbeitgebermarke – das Employer Branding – kann durch eine unnatürlich hohe Fluktuationsrate Schaden nehmen, was wiederum eine abschreckende Wirkung auf potenzielle Talente ausüben kann.

Retention Management: ein klarer Business Case

Diese potenziellen Konsequenzen lassen erahnen, welch schwerwiegende Folgen eine ungewollte Fluktuation nach sich ziehen kann. Damit wird deutlich, dass ein professionelles Retention Management auch in Krisenzeiten mehr als nur ein „nice to have“ darstellt, denn eine Erhöhung der Mitarbeiterbindung ist sowohl bei der kurzfristigen Kosteneinsparung als auch bei der langfristigen Investition in die Zukunft von entscheidender Bedeutung. In Phasen der Restrukturierung geht es beim Retention Management im Wesentlichen darum, relevante Mitarbeitende trotz oder während des Abbaus von Stellen oder der Ausführung anderer Restrukturierungsmaßnahmen zu halten.

Wie jedoch lässt sich eine erhöhte Fluktuation und damit einhergehend ein potenzielles Retention-Problem innerhalb eines Unternehmens erkennen? Die folgenden Fragen können bei der Identifikation möglicher Druckpunkte Abhilfe schaffen.

Zentrale Fragen zur Identifizierung von Retention-Problemen

  • Gibt es Stellen, die sich einfach nicht besetzen lassen?
  • Verzögern sich Projekte oder werden aufgrund von Personalknappheit sogar abgesagt?
  • Verlassen Leistungsträger das Unternehmen oder kündigen neue Mitarbeitende häufig in der Probezeit?
  • Sinkt das Engagement und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden – insbesondere in erfolgskritischen Rollen?

Lassen sich eine oder mehrere dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, sollte ein genauerer Blick darauf geworfen werden, wie diese Herausforderungen im Bereich Retention adäquat adressiert werden können.

Der Schlüssel erfolgreicher Mitarbeiterbindung: Bedürfnisse wahrnehmen

Um Ursachen und Auswirkungen von ungewollt hoher Fluktuation gezielt Rechnung zu tragen und Retention-Probleme nachhaltig zu beheben, gilt es zunächst einzuordnen, in welcher Zielgruppe eine besonders hohe Fluktuation vorherrscht. Darauf aufbauend sollten die Ursachen des Problems identifiziert und verstanden werden, um passende Gegenmaßnahmen entwickeln zu können. In die Tat umgesetzt und realisiert werden sie am Ende durch die Implementierung, durch die das Kernproblem in der Bindung erfolgskritischer Mitarbeitender und Talente nachhaltig gelöst werden kann.

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Ganz im Sinne der Gestaltung positiver Mitarbeitererlebnisse mit ihrem Arbeitgeber (Employee Experience Design) rücken die Maßnahmen zur Verbesserung des Retention Managements die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Fokus. Und diese sind von Zielgruppe zu Zielgruppe unterschiedlich. Egal ob Neueinsteigende, Teilzeit-Elternteil oder Führungskraft: Die Berücksichtigung der verschiedenen Lebensumstände und Ansprüche der Mitarbeitenden sind entscheidender Faktor für ein erfolgreiches und nachhaltiges Retention Management sowie für die Steigerung des Mitarbeiterengagements.

Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung: Incentives und Mitgestaltung

Die Rücksichtnahme auf diese individuellen Bedürfnisse im Rahmen des Retention Managements macht es notwendig, dass auch die Anreize, die zum Verbleib im Unternehmen motivieren sollen, auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind. Diese sogenannten Incentives können den Mitarbeitern dabei in vielen verschiedenen Formen dargeboten werden. Die wohl naheliegendsten Beispiele sind monetäre Incentives wie Prämienzahlungen, Aktien oder auch Nutzungsgewährungen, etwa für Firmenfahrzeuge.

Doch auch die Chance zur Mitgestaltung der eigenen Arbeitsbedingungen kann das Mitarbeiterengagement steigern, etwa durch flexible Arbeitszeitmodelle, Kindergartenplätze für den eigenen Nachwuchs oder aber durch die Möglichkeit zur Nutzung des für viele mittlerweile zum Alltag gewordenen Homeoffices. In jedem Fall gilt jedoch, dass die richtige Adressierung einer Zielgruppe entscheidend dafür ist, ob die gebotenen Anreize zu einer höheren Mitarbeiterbindung führen oder aber deren Einsatz wirkungslos bleibt.

Die Toolbox für geführte und ressourcenschonende Mitarbeiterbindung

Um Retention-Problemen angemessen entgegenwirken zu können, ist es unerlässlich, das richtige Rüstzeug zur Hand zu haben. Dieses ermöglicht dabei im Idealfall nicht nur die Identifikation und anschließende Beseitigung von Druckpunkten aus eigener Kraft, sondern schont zugleich auch noch bestmöglich Ressourcen und Budget.

Ein Beispiel für ein solches Rüstzeug bietet die von der hkp/// group entwickelte Retention Management Toolbox. Diese unterstützt dabei, zum Kern des Problems vorzustoßen und es anschließend strukturiert zu lösen. Neben einer präzisen Beschreibung des Vorgehens im Projekt enthält die Toolbox die notwendigen quantitativen und qualitativen Tools wie etwa Interview-Leitfäden und Maßnahmenkataloge. Hierbei bedarf es keiner Fachexpert*innen aus dem Unternehmen, erforderlich ist lediglich eine Projektleitung und ggf. ein kleines Projektteam aus dem HR-Bereich, das die detailliert beschriebenen Prozessschritte umsetzt.

Es war also selten einfacher, sofort mit der Bewältigung einer Herausforderung zu starten – und die Bewältigung von Retention-Problemen ist gerade jetzt dringend geboten. Denn restriktivere Maßnahmen mit Blick auf Personalstruktur und -kosten sowie Initiativen im Bereich Mitarbeiterbindung sind zwei Seiten derselben Münze. Nur wer an beides denkt und die Initiativen aufeinander abstimmt, sichert die Innovationsfähigkeit und damit den Aufschwung der eigenen Organisation.

Die hkp/// group Retention Management Toolbox


Die Autoren

Leon Jacob ist hkp/// group Senior Manager und mit seiner umfassenden Projekterfahrung in den Bereichen Vergütung und Talent Management Experte für die Entwicklung integrierter HR Lösungen entlang des Employee Lifecycles. Er ist stets auf der Suche nach innovativen Ansätzen für die klassischen Herausforderungen im Talent Management: Talentidentifikation, -entwicklung, -nutzung und -bindung. Zudem vermittelt er Personalverantwortlichen, wie sie mit agilen Methoden positive Mitarbeitererlebnisse (Employee Experience) gestalten.

David Voggeser ist hkp/// group Senior Manager und berät u.a. Unternehmen aus den Bereichen Technologie und Maschinenbau zu Aspekten des Vergütungsdesigns und der Kalibrierung variabler Vergütungselemente, sowie Finanzinstitute bei der Umsetzung regulatorischer Anforderungen an die Vergütung. Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Bereich Top Executive Vergütung, insbesondere mit Blick auf variable Vergütungssysteme und externe Vergütungsvergleiche.

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