Mit digitalen Tools Arbeitsfreiräume schaffen

Jedes Unternehmen hätte gerne zufriedenere und damit engagiertere Mitarbeiter*innen. Eine entscheidende Voraussetzung hierfür erfüllen jedoch nicht alle Arbeitgeber: das Gewähren individueller Freiräume. Verwunderlich ist das nicht, denn mehr Freiheiten bedeuteten bislang oft weniger organisatorische Sicherheit. Doch diese Zeiten sind vorbei – auch Dank digitaler Tools für Personalabteilungen.  

Motivierte und eigenverantwortlich handelnde Mitarbeitende sind ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen. Sie machen nämlich nicht nur Dienst nach Vorschrift, sondern bringen sich, ihre Erfahrung und Expertise proaktiv mit ein, um die gemeinsame Arbeit, darin existierende Prozesse sowie angebotene Produkte und Dienstleistungen besser zu machen. Es ist eine engagierte Belegschaft, die einer Unternehmung dabei hilft, nicht auf der Stelle zu treten – und damit zukunftsfähig zu bleiben.

Mitarbeitermotivation durch digital gestützte Arbeitsfreiräume

Doch wie stellt man die Motivation von Mitarbeitenden sicher? Das ist sicher keine Frage, die sich in einem Satz beantworten lässt, da viele Faktoren dazu beitragen. Doch eines ist sicher: Wer seinen Mitarbeitenden individuelle Freiheiten einräumt, ihrer Aufgabe gerecht zu werden, trägt entscheidend dazu bei. Und es war nie einfacher als heute, Freiheiten im Arbeitskontext zu schaffen – denn digitale Tools helfen dabei, die notwendigen Voraussetzungen hierfür sicherzustellen. Aus diesem Grund möchte ich im Folgenden fünf zentrale Faktoren für mehr Arbeitsfreiräume darstellen und wie diese durch digitale Tools abgebildet werden (sollten).

Fünf Faktoren für mehr Arbeitsfreiheit

  1. Feedback geben
  2. Mikro-Management vermeiden
  3. Flexibel sein
  4. Mitarbeitende kennenlernen
  5. Transparenz schaffen
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1. Feedback geben

Das Bereitstellen von durchdachtem Feedback hilft Mitarbeitenden in Zukunft zu wachsen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Und es wird von ihnen geschätzt, wenn es richtig umgesetzt wird – also wertschätzend, konstruktiv und an Beispielen belegbar. Es gibt ganz verschiedene Arten des Feedbacks: beispielsweise ein kurzes einmaliges oder regelmäßiges Gespräch im Rahmen eines Projekts oder ausgelöst durch ein Ereignis wie eine Kundenbewertung oder gar einer Kündigung. Was läuft gut? Was läuft weniger gut? Woran muss man noch arbeiten? Fragen wie diese sollten dabei im Mittelpunkt stehen.

Auch digital lässt sich eine Feedback-Kultur aufbauen. So kann zum Beispiel ein laufendes Feedback sichergestellt werden, indem Mitarbeitende Tool-basiert die Möglichkeit bekommen, Input zu Kolleg*innen, Vorgesetzten, Abteilungen oder Projekten zu geben. Letztlich wäre dies vergleichbar mit dem Like- oder Unlike-Button bei Facebook, YouTube & Co. Im Hintergrund benötigt man jedoch eine Business Analytics-Anwendung, die die Ergebnisse anonymisiert und glättet.

360-Grad-Feedback bedarf auch digital von beiden Seiten – Feedback-Geber und -Nehmer –  etwas Vorbereitung, aber es besteht die Möglichkeit, länger ins Gespräch zu kommen. Und wenn dieses Feedback regelmäßig stattfindet, z. B. jährlich, lässt sich mithilfe entsprechender Tools auch gut vergleichen, ob sich Eigen- und Fremdwahrnehmung eher angleichen oder weiter unterscheiden.

Der Vorteil des digitalen Feebacks ist insgesamt, dass es sich nicht auf ein oder zwei Vorgesetzte reduziert, sondern von vielen erfolgen kann, was unserer Erfahrung nach die Akzeptanz erhöht. Denn bei einem 1:1-Feedback besteht häufig das Problem, dass die Verbesserungspotentiale, Stärken und Schwächen persönlich interpretiert werden.

2. Mikro-Management vermeiden

Lassen Sie Mitarbeitende ihre Arbeit machen. Manchmal bedeutet das, dass Menschen Fehler machen. Doch es bedeutet auch, dass sie lernen. Mikro-Management kann die Moral beeinträchtigen und die Produktivität, sowohl der Führungskräfte als auch der Mitarbeitenden, verringern. Statt alles vorzugeben und nachzuhalten sollten Sie loslassen – sie werden überrascht sein, was Menschen erreichen können, wenn Sie ihnen ein wenig Platz geben.

Auch digital können Sie das unterstützen: Indem Sie Mitarbeitenden erlauben, sich in Teilen selbst zu organisieren. Warum lassen Sie Ihre Angestellten sich beispielsweise nicht selbst den Urlaub genehmigen – zum Beispiel für bis zu drei Tage? Abgesehen davon, dass die betroffenen Personen meist selbst zusehen würden, dass hieraus kein Engpass entsteht, würde auch ein gutes Tool dies zu vermeiden wissen.

3. Flexibel sein

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie bzw. Privatleben ist für eine glückliche Belegschaft von entscheidender Bedeutung. Wer eine gute Work-Life-Balance hat, ist motivierter im Job und wird weniger krank. Und auch das Betriebsklima insgesamt profitiert. Arbeitgeber sollten insofern Verständnis für Präferenzen zeigen und flexible Planung ermöglichen. Nicht nur Eltern bleiben beispielsweise gerne mal länger, wenn sie wissen, dass sie an einem anderen Tag dafür früher Schluss machen können. Damit sind flexible Arbeitszeitmodelle auch ein Beitrag zur Mitarbeiterbindung.

Auch digital können Sie das unterstützen: Mitarbeitende planen ihren Urlaub beispielsweise mit der Familie und mit Freunden – und nicht im Büro. Die dort üblichen Urlaubsgenehmigungen erfolgen meist nach klaren Regeln, allerdings dauern die Freigaben oft sehr lang. Warum sollte man diesen Prozess also nicht beschleunigen, indem man ihn einer Software überlässt. So könnten die Mitarbeitenden auch am Sonntagmittag den Urlaub planen und sogar buchen.

4. Mitarbeitende kennenlernen

Denken Sie an den Geburtstag Ihrer Mitarbeitenden – oder sogar an den Geburtstag der Kinder der Mitarbeitenden? Reden Sie mit Ihren Kolleg*innen über Interessen, Hobbies oder darüber, wo ihre Kinder zur Schule gehen? Es ist für Mitarbeitende viel einfacher zu kündigen, wenn sie den/die Chef*in nicht kennen. Insofern sorgen Sie mit „privaten Schnacks“ nicht nur für eine bessere, menschliche Atmosphäre, Sie tragen auch hier zur Mitarbeiterbindung bei, wenn Sie die private Situation ihrer Angestellten interessiert und diese kennen. Wenn ein(e) Mitarbeiter*in beispielsweise ein pflegebedürftiges Kind hat, das regelmäßig während der Arbeitszeit zu einer bestimmten Untersuchung muss, können Sie auf Arbeitgeberseite für Entlastung sorgen, wenn Sie davon wissen. Wenn nicht, bleibt Raum für Spekulationen und Unverständnis.

Auch digital können Sie das unterstützen: Erhalten Sie jeden Tag die Angestellten-Infos des Tages auf Ihr Handy. Somit werden Sie den Geburtstag eines Mitarbeitenden nicht vergessen, wenn Sie ihn/sie daraufhin treffen.

5. Transparenz schaffen

Transparenz ist der Feind des Misstrauens und entscheidend für Sympathie, Vertrauen und erfolgreiche Zusammenarbeit. Arbeitgeber sitzen mit ihren Mitarbeitenden im gleichen Boot. Insofern sollten sie diese auch transparent über die Belange der Firma informieren – in guten und auch in weniger guten Zeiten. Wenn Mitarbeitende alle Seiten eines Sachverhalts kennen und abwägen können, entzieht man dem Flurfunk sein Futter, wirkt seiner potenziell destruktiven Wirkung entgegen und beugt Unsicherheiten vor. Im Idealfall haben Mitarbeitende das Gefühl, sich jederzeit mit Ihren Sorgen und Fragen an ihren Arbeitgeber wenden zu können – und vielleicht sogar Unterstützung zu erhalten. Wenn dies der Fall ist, darf man sich loyaler Angestellter gewiss sein.

Außer in Kleinstunternehmen lässt sich alltägliche Nahbarkeit und Transparenz fast nur noch durch digitale Tools herstellen. Sorgen Sie hier also für entsprechende Angebot und laden Sie darin zum Gespräch ein!

Selbstverständlichkeiten digital sicherstellen – und Freiräume schaffen

Mögen die fünf hier genannten Faktoren für mehr Arbeitsfreiräume und motivierte Mitarbeitende selbstverständlich klingen, gehören sie doch tatsächlich nicht zu den alltäglichen Erlebnissen von Angestellten. Hierfür zu sorgen, liegt auch nicht an der Verfügbarkeit digitaler Lösungen. Am Ende geben uns digitale Tools jedoch das notwendige Instrumentarium in die Hand, um Arbeit auf einfachem, effizienten Weg besser zu machen. Und diese Ambition sollten Unternehmen besitzen – oder an ihrem Leadership-Modell arbeiten.

 

 

Über die Autorin:

Steffi Lorenz ist Product Manager bei der Danielle Software & Service GmbH  und zeichnet für die stetige Weiterentwicklung der Software verantwortlich. Sie agiert als Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Entwicklerteam und beschäftigt sich auch mit Benutzerverhalten und Trends im HR-Bereich. In der Facebook-Gruppe können Sie gern mit ihr über alle HR-bezogenen Themen diskutieren oder Fragen stellen.

https://www.danielle-software.de/

 

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